隨著現(xiàn)代化信息技術的快速發(fā)展，國家提倡“要著力推進綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展”，現(xiàn)如今，會議模式從”傳統(tǒng)紙質(zhì)會議”向“無紙化會議”邁步，逐漸走智能化，告別傳統(tǒng)開會模式，真正實現(xiàn)“無紙化”辦公。

傳統(tǒng)會議開始會議前需要做大量的準備工作，例如會議文件的準備、打印、裝訂、分發(fā)等工作。無紙化會議系統(tǒng)提供強大的會議管理功能，包括會議信息上傳、文件分發(fā)、閱讀查看、等多種功能。輕松進行會議現(xiàn)場管控，提高開會效率。

那么，以高效智能、便捷管理等優(yōu)勢著稱的無紙化會議系統(tǒng)具有哪些優(yōu)點呢？

• 靈活智能高效

與傳統(tǒng)會議相比，無紙化會議無需打印大量紙質(zhì)性資料，會議所需要的資料以電子文檔的形式，將會議資料和內(nèi)容以電子文件的形式進行傳輸和保存，方便參會者調(diào)取資料瀏覽，無紙化會議能夠讓每個人都通過科學化的會議模塊進行高效化的信息輸出和獲取，由此提高了工作效率，加快各部門決策部署的傳達、貫徹、落實。

• 綠色環(huán)保低碳

無紙化會議系統(tǒng)作為綠色辦公的首要選擇，其將日常辦公資料全部智能化，變成可長期存儲、隨時調(diào)用、無需紙質(zhì)媒介的數(shù)字化形式；另一方面其全程無紙化、低碳辦公，符合綠色環(huán)保大趨勢。 

無紙化會議基本上杜絕了對紙張的大量使用，因此消耗紙張較少，大幅度降低會議成本，更加環(huán)保；它還可以節(jié)省差旅費用，溝通費用等，這不僅有效提高了辦公效率，還減少了人力和物力成本。

• 高保密性管理

無紙化會議系統(tǒng)不僅提高了會議效率、降低成本和保護環(huán)境，在數(shù)據(jù)安全保密性方面也重點做好了安全防護工作。

無紙化會議系統(tǒng)中每個終端的設備碼會與密匙配對并生成設備連接碼，只有正確的設備碼成功才能連接到服務器；服務器在文件發(fā)送時會將文件包切成文件頭和文件體，文件通過加密存進數(shù)據(jù)庫，第三方無法獲取完整的文件，然后終端在內(nèi)存中進行文件體和文件頭的合成，文件打開結(jié)束，文件頭自動銷毀；而服務器與客戶端通信傳輸?shù)男畔⒘魅客ㄟ^BASE46壓縮，并通過DES加密。除了文件和信息流的加密，在軟件中還具有管理等級權(quán)限設置，其次會后具有自動銷毀數(shù)據(jù)，確保了會議安全性。無紙化的應用增加了資料的保密性，數(shù)據(jù)化處理信息，安全性和保密性能顯著提高。

• 操作簡單便捷

無紙化會議系統(tǒng)操作簡便，界面清晰、能即時信息交互，服務器后臺支持會議中統(tǒng)一集中控制操作，對終端進行歡迎頁面、會議信息、顯示人名、會議標語等畫面的切換，同時支持統(tǒng)一升降機控制、統(tǒng)一開關機，并且同時能夠無縫的結(jié)合大屏顯示或者投影機實現(xiàn)文件同步共享，提高參會者關注度及會議效果。

此外，無紙化會議系統(tǒng)還提供考勤管理、會議議程、會議投票、分組討論、資料查閱等多種功能，為政企單位提供一個極為實用的會議平臺。通過這個平臺，各部門單位可進行實時的會商和有效的信息溝通；改變了傳統(tǒng)會議模式的效率低、操作復雜、形式單一、資源浪費、保密隱患等問題。實現(xiàn)新型會議的全程無紙化概念。